REGISTRID JA KONTROLLVORMID
Kontrollvormi olemasolu ei tähenda veel, et kontrollisüsteem töötab. Vormist on kasu ainult siis, kui on selge, mida kontrollitakse, miks seda tehakse ja kuidas kõrvalekalde korral tegutsetakse.
Ettevõtetes tekib sageli aja jooksul terve hulk tabeleid, registreid ja kontroll-lehti. Mõni neist on vajalik, mõni dubleerib teist ja mõnda ei kasutata enam üldse.
Kontrollil peab olema eesmärk
Iga vorm peaks olema seotud konkreetse tegevuse või riskiga. Kui töötaja ei saa aru, miks mingit infot registreeritakse, muutub täitmine kiiresti formaalsuseks.
Vastutaja peab olema selge
Kui pole kokku lepitud, kes kontrolli teeb ja kes tulemused üle vaatab, võivad olulised kontrollid jääda tegemata.
Kõrvalekalle peab viima tegevuseni
Kontrollvorm peaks aitama märgata olukorda, kus midagi ei vasta kokkulepitud nõudele.
Sama oluline on määrata, mida sellise tulemuse korral edasi tehakse.
Liiga palju vorme ei tähenda paremat kontrolli
Mitukümmend erinevat tabelit võivad muuta süsteemi keerulisemaks, mitte paremaks.
Praktiline süsteem sisaldab ainult neid registreid, millel on selge eesmärk ja kasutaja.
Dokumentatsioon peab muutuma koos ettevõttega
Kui protsess, seade, vastutus või töökorraldus muutub, tuleks üle vaadata ka sellega seotud kontrollvormid.
Hea register aitab ettevõttel midagi kontrollida ja tõendada – mitte ainult dokumentide hulka suurendada.